top of page
    • 8 min read

Kuidas ohjata töökoormust?

Kas oled üks neist paljudest, kes reedese päeva pärastlõunal kardab tööl e-postkasti avada, sest võid avastada "tähtsa" ja "kiireloomulise" kirja? Või oled see, kes mõtleb tööst ka siis, kui tööd tegema ei pea (peale tööd, puhkepäevadel)?


Viimasel ajal on mul olnud palju arutelusid selle üle, et inimeste töökoormus on suur ja see tekitab stressi. Kuidas töökoormust ohjata, et läbipõlemist vältida?


Siin Sulle mõned soovitused. (NB! Kõik need soovitused ei pruugi Sulle sobida, kuid on hea, kui tead võimalusi ja proovid neid).


Säilita rahu

Esmalt, kõige olulisem. Rahu, ainult rahu. Tundes ülekoormusest tulenevat ärevuse tõusu (jälle üks töö!?), püüa olukorda rahustada aeglase hingamisega. Hinga!

See aitab kehas stressi ja pinget vähendada, rahustab, taastab mõtlemis- ja keskendumisvõime ning aktiveerib ajus rajad, mis aitavad leida probleemidele lahendusi. Keskendu väljahingamisele (nagu puhuksid aeglaselt õhupalli täis), sissehingamine reguleerib ennast siis juba ise.


Tervislik enesekõne ja aktsepteerimisoskus

Enesevestlus aitab Sul ennast kontrollida ja rahulikumalt tunda. See ühendab endas kaastunde ja sobiva vastutuse võtmise (mitte liiga palju, mitte liiga vähe). Ülemäärase vastutuse tundmine on seotud haavatavuse ja liigse muretsemisega. Katseta erinevate enesevestluse tüüpidega ja vaata, mis Sulle kõige paremini sobib. Mõned näited:

  • Jah, mul on palju tööd. Saan keskenduda ainult ühele asjale. Sellele, mida praegu teen. Ma tunnen end paremini, kui ma selle töö ära teen.

  • Mulle meeldiks, kui saan päevaga rohkem ära teha, kuid nõustun sellega, mida ma reaalselt teha suudan (sellise vestluse puhul on soovitus ärevuse leevendamiseks asendada kohustuv sõna "peaks" mõne pehmema mõjuga sõnaga, nt. meeldiks, eelistaksin, võiks jt).

  • Ma naudin oma tööd ja mulle meeldib olla hõivatud. On loomulik, et mõnikord tunnen end ülekoormatuna. Ma tulen nende emotsioonidega toime ja saan vajadusel enda tegevust kohandada.

Uuringud, mis võrdlevad ajajälgimise andmeid enesearuannetega, on toonud välja tõendeid selle kohta, et inimesed, kes ütlevad, et töötavad väga pikki tunde, hindavad tegelikku olukorda üldiselt üle.

Ulatuslikud uuringud näitavad, et üle 60 tunni nädalas töötavate inimeste osakaal on tegelikult üsna väike, umbes 6%.

Kui ütled endale: "Ma töötan 70 tundi nädalas", siis Sinu aju reageerib nii, nagu oleks see tõsi, isegi kui see on liialdus. Kuidas see mõtlemisviga tekib?

Mõnikord teeb meie aju järeldusi emotsioonide põhjal. Kui tunned töö pärast ärevust, võib aju ekslikult hinnata üle seda, kui palju Sa tegelikult töötad. See omakorda tõstab ärevust ja loob korduva tsükli: kui Sinu ettekujutus oma töökoormusest on ülepaisutatud, tundub olukord lootusetu ja Sa tunned tõenäoliselt nii masendust kui ka ärevust. See muudab Sind vältivaks - Sa ei astu olukorra lahendamiseks praktilisi samme.

Kui juhtub, et teed selle hinnanguvea, ära võta seda liiga isiklikult. See on läbiv üldine muster, mitte Sinu isiklik viga.

Proovi oma ajakasutust ühe nädala jooksul jälgida. Võid kasutada veebipõhiseid tööriistu, kuid võid kasutada ka arvutustabelit või lihtsalt märkmikku. Jälgi oma ajakasutust, kuid proovi jätta aktiivselt muutmata oma käitumist. See muutub jälgimise tõttu loomulikult positiivses suunas, seega pole vaja seda vähemalt esialgu tahtlikult sundida.


Kontrolli "eeldusi"

Me loome sageli ise reegleid, mille järgimist endalt ja teistelt eeldame. Näiteks: "Ma pean Mihklile vastama kiiremini, kui ta mulle üldiselt vastab." Või: "Ma pean vastama igale kirjale sama päeva jooksul."

Tervislik soovitus: mõtle nii, et kui jätad endale vastamiseks veidi rohkem aega, saad rahulikult mõelda vastusele (ja oma võimalustele). Väike professionaalne viivitus saadab teistele signaali, et Sul on prioriteedid paigas. Tänu sellele võidakse Sinu aega hakata rohkem austama.

Kui kipud pärast tööaega saadetud meilidele kohe vastama, siis ehk aitab seda harjumust muuta teadmine, et sellega hoiad end kinni ebatervislikus "alati tööl" stressitsüklis ja Sa ei saa välja puhata. Harjuta end peale tööaega töökirjadele mitte vastama. Sa ei pea seda tegema (on väga vähe ameteid, kus see on hädavajalik).


Selgita teiste ootusi! Selle asemel, et eeldada, et Sinu kolleeg, juht või koostööpartner vajab midagi kohe, küsi, millal ta seda vajab? Ja siis ütle, millal Sina saad seda talle pakkuda (arvestades oma prioriteete ja töökoormust).


Edukuse "eeldused". Sul võib tekkida "vigaseid mõtteid" selle kohta, mida on vaja, et olla oma valdkonnas edukas. Perfektsionistlikud oletused, nagu: „Edu saavutamiseks pean töötama rohkem kui kõik teised”, muutuvad eriti probleemseks, kui sattud tugevasse konkurentsiolukorda (projekti, töörühma vmt).

Kui tunned end õnnetuna või blokeerituna, on õige hetk üles otsida kõik oma varjatud "eeldused". Pööra tähelepanu eeldustele, mis Sulle stressi põhjustavad. Võib-olla pead endale meelde tuletama, et see, millega töötad, peab olema kasulik ressurss ja Sa ei pea alati kõiges parim (esimene) olema.

Kirjuta üles oma probleemi oletused ja realistlikum alternatiiv. Realistlik alternatiivne mõte võiks olla näiteks selline: "Arvestades, et projekti meeskond koosneb kõrge saavutusvajadusega inimestest, on suur tõenäosus, et enamus meist on edukad ja ma ei pea edu saavutamiseks tingimata esinema grupi tipus".

Realistlikumate alternatiivsete eelduste konstrueerimine on osaliselt teadus ja osaliselt kunst. Katseta erinevat tüüpi mõtteviisidega, et näha, mis tundub Sulle isiklikult kõige tõesem ja kõige kasulikum.


Võta aeg maha, kohe

Ära oota "õiget" aega. Kui võtad õhtul enda jaoks vaba aja või nädalavahetusel vaba päeva (ei tee tööd, ei loe töömeile) ja taevas Sinu pea kohal ei kukugi alla, õpid kogemuslikult, et võid olla vähem mures oma töö pärast. Kui soovid end tööga seoses lõdvestunult tunda, käitu rahulikumalt. Küsi endalt: "Kui ma suhtuksin oma töökoormusesse lõdvestunumalt, kuidas ma käituksin?" ja leia 3-5 konkreetset viisi.

Oma käitumise muutmine on parim ja kiireim viis emotsioonide (ja mõtete) muutmiseks. Kui hakkad sellele häälestuma, märkad tõenäoliselt mustrit. Näiteks, proovi sõnastada mõte: "Kui ma oleksin vähem hõivatud, looksin paremaid süsteeme" ümber mõtteks: "Kui ma loon paremaid süsteeme, tunnen end vähem hõivatuna". See lähenemine aitab võidelda üsna levinud, ennast saboteeriva mustriga, mille kohaselt oleme sageli "tara ehitamiseks liiga hõivatud aasal ringi jooksvaid hobuseid taga ajades".


Tegele energia ja tervisega

Sa ei saa aega juhtida. Aeg liigub oma rada, meeldib see Sulle või mitte. Sa ei saa seda kiirendada, aeglustada ega seisma panna. Stressi ja liigse töökoormuse vähendamiseks lõpeta pidev keskendumine produktiivsemaks "masinaks" saamisele. Selle asemel otsusta, millist elu Sa tahad elada? Milline peaks olema Sinu tervislik olukord, Sinu energiatase? Täna ja tulevikus (10, 20 aasta pärast). Mõtle sellele, kui kaua tuleb Sul veel tööelu elada ja mis toimub Sinuga pärast seda.

Kas teadsid, et 55 või rohkem tundi nädalas töötavatel inimestel on 35% suurem risk insuldi tekkeks ja 17% suurem risk surra südame isheemiatõvesse, võrreldes inimestega, kes töötavad 35–40 tundi nädalas?

Kontrolli oma mõtteid

Kui tunned end töö pärast stressis või ärevana, on selle ärevuse taga tavaliselt mõni mõte – miski, millesse Sa usud või lugu, mida endale räägid ja mis tugevdab Sinu tundeid. See ei tähenda, et Sul pole mõjuvat põhjust, miks tunned end ülekoormatuna, kuid selleks, et lahendusega edasi liikuda, pead välja selgitama selle aluseks oleva mõtte, mis stressi tugevdab. Näiteks võib tööolukorras tekkida üks või mitu järgmistest mõtetest:

  • "Ma olen töödega pidevalt ajast maas, ma ei jõua kunagi järjele."

  • "Ma pean kõigele "jah" ütlema, muidu olen läbikukkunud."

  • "Kui ma sellest tähtajast kinni ei pea, tähendab see, et ma ebaõnnestusin."

  • "Kui ma ei tee head tööd, mind vallandatakse."

  • "Abi küsimine näitab, et olen äpu"

On normaalne, et vahel tulevad pähe negatiivsed mõtted. Kuid pea meeles, et need mõtted ei vasta alati tõele ja tõenäoliselt on lool ka teisi osi, millega Sa ei arvesta. Selleks, et mõista, mis toimub ja kuidas tegutseda, peaksid astuma eemale ja kaaluma tervikpilti.


Tervikpilt

Alustuseks kirjuta üles vastused järgmistele küsimustele. Nende küsimuste eesmärk on laiendada Sinu vaatenurka ja kaaluda nii olukorra positiivseid kui ka negatiivseid külgi. See ei tähenda halbade emotsioonide positiivset mõjutamist – pigem on see viis saada erapooletut teavet, mida vajad tõhusa tegutsemisviisi valimiseks.

  • Mis tõendid on mul selle kohta, et mu alusmõte on tõsi? Või ei ole tõsi?

  • Kas on alternatiivset seletust?

  • Mis on halvim, mis juhtuda võib? Kuidas ma hakkama saaksin?

  • Mis on parim, mis juhtuda saab?

  • Mis on kõige realistlikum tulemus?

  • Mida ma peaksin sellega tegema?

  • Kui mu parim sõber oleks samas olukorras, mida ma talle ütleksin?

Nüüd, kui oled võtnud hetke oma tunnete analüüsimiseks ja üldpildi kaalumiseks, on aeg tegutseda.


Tegutse!

Küsimuse "Mida ma peaksin sellega tegema?" juures antud vastused ongi Sinu tegutsemise plaan. Astu need sammud. Kui Sa siiski ei tea, mida edasi teha, siis võib töökoormuse vähendamiseks abi olla järgmistest tegevustest:

  • Räägi oma juhiga: kui tunned end ülekoormatuna, on suhtlemine võtmetähtsusega. Räägi oma juhiga. Ole oma töökoormuse osas aus. Juhid on enamasti valmis aitama ja tõenäoliselt on nad varem ise samas olukorras olnud. Paku omalt poolt võimalikke lahendusi.

  • Küsi abi või delegeeri: soov teisi aidata on meie geenidesse sissekodeeritud – see tähendab, et inimesed on rohkem valmis aitama, kui arvame. Abi küsimine on tegelikult suurepärane viis kolleegidega suhete loomiseks. Delegeerimisel paku kindlasti piisavalt konteksti, selgita ülesande prioriteetsust. Tunnusta inimesi ja täna neid abi eest.

  • Sea prioriteedid. See on parim viis veendumaks, et tegeled kõige olulisemate ülesannetega kõigepealt. Kasuta Eisenhoweri maatriksit, et jagada ülesanded prioriteetide järgi:

1. esmatähtsad ülesanded, mida teed esimesena,

2. ülesanded, mille plaanid hilisemaks,

3. ülesanded, mille delegeerid ja

4. ülesanded, mille saad kustutada

  • Õpi ütlema "ei". Kui liiga paljudele taotlustele "jah"-sõna ütlemine tekitab ülekoormuse, on aeg hakata ütlema ei. Taotluste tagasilükkamine võib olla raske, kuid sageli on olulisem säilitada mõistlik töökoormus oma põhiliste tööülesannete täitmise jaoks.

  • Reguleeri tähtaegu: kõigil juhtub, et mõnikord ületatakse tähtaegu. Kõige olulisem on teistele teada anda, millal saad ülesande reaalselt täita. Nii on Sul konkreetne plaan, mida sidusrühmadega jagada, mitte hilinenud ülesanne, mis istub ja Sulle stressi tekitab.

  • Määra piirid: kui tunned, et oled ülekoormatud, on kiusatus pingutust kahekordistada, et järele jõuda. See võib aga kiiresti viia läbipõlemiseni ja pikemas perspektiivis veel rohkem aega kulutada. Selle asemel sea piirid tagamaks, et tööelu ei rikuks isiklikku elu. Et nende vahel oleks Sulle sobiv tervislik tasakaal.

  • Keskendu ühele asjale korraga. Ahvatlev on teha mitut ülesannet, lootes lühema ajaga rohkem ära teha. Kuid multitegumtöö raiskab tegelikult rohkem aega kui säästab, sest ajul kulub ülesannete vahetamiseks palju energiat. Keskendu ühele ülesandele ja ära unusta töötamise ajal teha lühikesi, energia taastamise pause.

Kui kipud ütlema "jah" igale ettetulevale taotlusele, on aeg hakata endale piire seadma. Veendu, et tööülesanded, millega nõustud, vastavad Sinu suurematele eesmärkidele tööl.

See ei pruugi alguses üldse lihtne olla, kuid see on ainus viis, kuidas saad ennast kaitsta ületöötamise (ja ületöötamise tunde) eest. Sind aitab see, kui õpid selgeks mõned kindla suhtlemise elemendid. Kontrolli ka seda, kas kasutad oma töös piisavalt nutikaid (tööd lihtsustavaid) vahendeid.


Anna endale armu

Kui tunned end ülekoormatuna, on see sageli märk sellest, et pead tegema pausi ja keskenduma iseendale. Sinu füüsiline ja vaimne tervis peavad alati olema esikohal. Võta aega enda jaoks.


Pea meeles!

Kui tunned end pärast nende sammude läbimist endiselt ülekoormatud või ärevana, ei tähenda see, et Sa ei tule olukorraga toime. Sa võid lihtsalt vajada rohkem aega, et uued mustrid tööle hakkaksid. Ole enda vastu hea ja kannatlik. Harjuta.



Mõned soovitused Sinu juhile


Kuula! Sinu inimestel võib olla raske tunnistada, et nad on ülekoormatud või et nad ei saa hakkama. Juhina oled paremas positsioonis ja saad neid aidata. Aktiivne kuulamine on väga oluline. Väldi katkestamist. Kuula hinnanguid andmata. Modelleeri positiivset, mitteverbaalset käitumist (silmside hoidmine, peanoogutamine jt). Kui inimene on jutu lõpetanud, peegelda seda (kirjelda kuuldut oma sõnadega) - näita, et oled aru saanud.


Mõista. Ole kaastundlik. On tavaline, et ülekoormus tekitab üksijäetuse tunde. Eriti siis, kui tehakse kaugtööd. Selleks, et inimene ei tunneks end üksiku või eemalejäetuna, kinnita, et mõistad tema olukorda ja et Sinu eesmärk ei ole inimeste heaolu ega tervise arvelt saavutada ülimat produktiivsust ja tõhusust.

Hiljutine uuring näitas, et 40% töötajatest Eestis tunnevad end kaugtööl olles ja distantsilt töötades rohkem eraldatuna.

Kui Sinu meeskonnaliige ütleb, et ta on ülekoormatud ja ei jõua tööd ära teha, ei ole ta laisk või saamatu, vaid tal on probleem. Sa pead sellega tegelema. Inimesest lähtuvalt. Hoidu inimest iseenda või teiste meeskonnaliikmetega võrdlemast. Iga inimene on erineva stressi- ja pingetaluvusega. Keskendu edu saavutamiseks vajalike tööriistade ja oskuste andmisele ning inimese edasiaitamisele.


Paku abi. Sa ei saa kõike ise ära teha, kuid on asju, kus Sinu toetus on oluline. Võid inimest aidata ja leida kolleege, kes saavad koormuse kergendamiseks võtta endale mõned ülesanded; panna paika prioriteedid, millele keskenduda; kohandada töökoormust sobivaks töö iseloomu ja inimese tegeliku potentsiaaliga jne.


Tee kohustused ja rollid selgeks. Selged kohustused ja vastutus tagavad, et Sinu inimesed ei pea raiskama aega, et aru saada, kes mida tegema peab. See aitab inimestel jääda oma rolli piiridesse, selle asemel et teha lisatööd, mis võib tekitada ülekoormuse ja läbipõlemise.

Anna meeskonnaliikmetele selgelt määratletud vastutusvaldkonnad, loetle konkreetselt, mille eest iga inimene Sinu meeskonnas vastutab. Hoia info kõigi jaoks kättesaadavana.


Anna tagasisidet. Kui inimesed on ülekoormatud, tunnevad nad sageli, et nad ebaõnnestuvad või teevad oma tööd halvasti. Selle vastu võitlemiseks juhi tähelepanu nende tugevatele külgedele, pakkudes positiivset tagasisidet. Anna neile teada, kuidas nende ainulaadne panus meeskonnale kasuks on ja avalda tunnustust kogu seni tehtud töö eest. Too välja nende saavutused, et anda konkreetseid tõendeid selle kohta, et inimesed saavad oma rolliga hästi hakkama.


Kontrolli töö "temperatuuri". Inimestel võib minna aega, enne kui nad jõuavad punkti, kus tunnevad, et on ülekoormatud. Kohtu ja vestle inimestega regulaarselt, et aru saada, kuidas neil läheb, kuidas nad oma töökoormust ja toimetulekujõudlust hindavad ning kuidas saad Sina juhina neid aidata.

Lihtsusta ülesannete täitmist erinevate tehnoloogiliste ja IT-lahendustega. Ühtne süsteem võib aidata meeskonnal koostööd lihtsustada, tööd korraldada ja tunda end vähem ülekoormatuna. See tähendab meeskonna jaoks vähem segadust, vähem raisatud aega ja rohkem selgust.


Korralda meeskondlikke heaolu- ja terviseprogramme. Kui Sinu inimesed on andnud tööl endast parima, tulnud toime keeruliste väljakutsetega, väärivad nad võimalust energia taastamiseks. Pakkudes neile heaolu- ja terviseprogramme näitad, et hoolid nende tervisest.


Tasakaalukat tööelu Sulle soovides


Malle Lutsoja

Koolitaja, nõustaja

Tervisekoda MASH


Kasutatud allikad:




bottom of page